Software per Archiviazione Documenti

[MARCEL]

Ciao ragazzi ho bisogno del vostro aiuto;
negli ultimi tempi ho iniziato ad avere delle difficoltà su come archiviare i documenti cartacei nell'ufficio.
In effetti riesco ad archiviarli in ordine alfabetico ecc..ma il problema è quando si và in ricerca che essendo molti la procedura è abbastanza lunga e dispendiosa.
Esiste per caso un programma (magari anche gratuito)che mi consente di memorizzare le cartelle con un protocollo, una descrizione sommaria del contenuto, codici di posizionamento e cose simili?
Un grazie anticipato a tutti.
Ciao.
Marcel

[giancarlo31]

La digitalizzazione dei documenti è la soluzione ai problemi che riporti, si tratta di una cosa che anche tutte le amministrazioni pubbliche cercano di fare per non essere sepolti dalla carta. Quindi se li digitalizzi poi cercarli è molto più facile. Naturalmente dovrai fare un backup periodico, anche automatico, per non rischiare la perdita dei dati.

[MARCEL]

Giancarlo ti ringrazio del consiglio,
ma per "digitalizzazione" intendi scannerizzare ed archiviare ecc. o altro?
Io intendevo un software simile a quello che hanno gli autoricambi, i quali visto il numero enorme di articoli da sistemare sugli scaffali, con un codice risalgono all'articolo, al prezzo, le giacenze ed in modo particolare su quale corridoio, scaffale, e piano in cui è stipato.

Un grazie a tutti.
Ciao
Marcel

[informatore]

Forse quello che intendi sono i programmi di gestionali...ti consiglio di andare a visitare il sito della BEMO casa produttrice di questi tipi di prodotti.. http://www.edizionibemo.it/prova/prod.asp logicamente non sono freeware.

[giofi83]

Dipende da cosa vuoi archiviare e dove li devi archiviare.

Se è un problema di archiviazione fisica esisotno dei gestionali di magazzino che possono consentire quanto dici nel tuo secondo post.

L'archiviazione dei documenti potrebbe essere una cosa leggermente diversa.

Ci sono software, per niente economicissimi, che si interfacciano con il tuo gestionale, captano lo spool di stampa e di li in poi è possibile fare di tutto, dall'invio via e-mail, all'archiviazione, alla creazione di pratiche correlate tra di loro.

[MARCEL]

Giofi83 grazie,
io, praticamente, ho delle difficoltà a ricordare in quale contenitore ho archiviato fisicamente un documento cartaceo;
in effetti, vista la notevole mole di documentazione da dover archiviare, molte volte ho anche delle difficoltà nello stabilire con quale criterio devi archiviare...;
quindi mi occorrerebbe un programma che mi consenta di risalire in quale contenitore X è archiviato il documento Y, una descrizione sommaria del suo contenuto, la data di archiviazione, ed eventualmente un protocollo che possa consentire una rapida ricerca.....
Un grazie a tutti.
Ciao.

[giofi83]

Proprio in questi giorni mi sto interessando a questo problema per la mia azienda.

Nel mio caso si tratta proprio di un sistema di archiviazione elettronica, correlando tra di loro documenti (DDT e fatture) generati sia da gestionale sia da scansione sia da ricevimento di fatture in pdf.

Se in google fai una ricerca per software di archiviazione elettronica trovi diversi risultati tra i quali, non lo menzione per questione di spam, un software che non si interfaccia direttamente con il gestionale di contabilità, gli serve che gli venga generato un pdf del documento, ma da quel punto in poi ti fa qualsiasi cosa, compresa la stampa di un'etichetta con un codice a barre da applicare al documento e, presumo, la possibilità che ti dica in quale cassetto andarlo a conservare (il supporto cartaceo, a futura memoria.

Per il resto l'archivio è tutto elettronico, con tanto di backup su supporti esterni per la conservazione dei dati e la possibilità di firmare digitalmente tutti i documenti per impedirne contraffazioni e via dicendo.

Ma si parte dai 5000 euri ad andare in su.