Soluzione per condividere file in azienda

[ElloG]

Ciao a tutti, sono alla ricerca di un modo per fare si che nella mia azienda tutto sia digitale e disponibile online in qualsiasi momento. Per questo vorrei trovare qualche hardware o software che mi aiuti in questa direzione..Ho trovato un sito che propone servizi del genere. ma vorrei sapere da voi se sapete anche voi qualcosa sui DMS e gli ECM e se riteete siano strumenti utili. Qua quello che ho letto per informarmi: KYOCERA Smart Information Manager: Move from paper-based to digital Document Management. Voi che dite?

[giofi83]

Ciao ElloG,
molto, forse troppo generica la tua domanda.

Se hai un'azienda, avrai una rete locale dei pc che utilizzate, in azienda; qesta rete locale, sotto dominio o sotto workgroup di fatto i diversi pc si vedono tra di loro.

Se hai un server di dominio e i pc e i loro utenti vi sono registrati, ti basta creare una cartella dati sul server e renderla condivisa ai diversi utenti stabilendo anche regole di condivisione.

Se non esiste un server di dominio, la cosa che consiglio è quelo di comprare un NAS e collegarlo alla rete; il NAS è in pratica una memoria di massa, vi crei le cartelle dove mettere i file che devono essere condivisi, mappi il nas in esplora risorse e tutti i pc della rete potranno accedervi e lavoraci.

[romulsdefroz]

Ciao! Ottima iniziativa, passare al digitale è ormai fondamentale. I DMS e gli ECM sono strumenti validi, specie in aziende dove la gestione dei documenti rischia di diventare un caos. Anche io sto andando in quella direzione e trovo che lavorare con PDF sia un'ottima scelta: sono compatibili ovunque, su qualsiasi device o sistema. Per esempio, uso spesso questo tool per convertire rapidamente file: https://www.coolutils.com/it/online/EML-to-PDF Facile e funzionale.

[giofi83]

L’utilizzo del NAS la trovo ancora oggi la soluzione ottimale per la condivisione ottimale dei file in maniera dinamica, un cloud situato al sicuro a casa tua.
A meno che non sia un’azienda multinazionale e necessiti di migliaia di tera di spazio disponibile in tutto il mondo.
Il NAS lo puoi raggiungere anche da internet senza problemi.
Quella soluzione Kyocera mi sembra abbia più una funzione di server documentale perciò di un software che gestisce la scansione, archiviazione e consultazione di documenti cartacei.
Questo presuppone la presenza di un server in quanto sui NAS non puoi installare software.
👋👋

[Kriss2]

Salve,
a mio avviso un DMS è praticamente indispensabile come archivio digitale per tutti i documenti, l'ECM è una piattaforma più completa se hai parecchi processi documentali o se intendi integrare i documenti coi tuoi processi. KSIM (Kyocera Smart Information Manager) si presenta proprio come una piattaforma ECM per PMI e quindi, secondo me, è più che sufficiente (soprattutto se disponi già di stampanti Kyocera) per la digitalizzazione. Non è detto però che si tratti dell'unica opzione a disposizione poiché la scelta dipende anche dal budget e da altri fattori. Ti suggerisco di provare una demo di KSIM e di metterla a confronto con un DMS "puro" (se ti serve solo l'archiviazione) e con un altro ECM (ad es. DocuWare). Valuta anche i requisiti minimi richiesti dal sistema ed esegui una "mappatura" di tutti i processi cartacei più critici. In questo modo otterrai tutte le informazioni necessarie per effettuare una scelta consapevole.
Ciao